Un CRM est utile dès que vous avez plusieurs prospects en cours et que vous ne pouvez plus tout garder en tête. Mais les CRM dédiés (HubSpot, Pipedrive, Salesforce) ont une courbe d’apprentissage et un coût. Pour une PME avec un volume de prospects modéré, Notion peut remplir cette fonction sans complexité supplémentaire.
Ce que vous pouvez faire avec Notion comme CRM
Notion est un outil de prise de notes et de gestion de bases de données. Sa fonction “Database” permet de créer des tableaux avec des colonnes personnalisées, des vues filtrées, et des statuts colorés. C’est suffisant pour suivre des prospects.
Un tableau avec colonnes : Nom, Entreprise, Email, Téléphone, Statut, Date du dernier contact, Prochaine action, Notes. Chaque ligne est une fiche détaillée dépliable.
La même base affichée en tableau Kanban selon le statut (À contacter, Relance, Devis envoyé, En attente, Conclu, Perdu). Vue pipeline visuelle.
Vue filtrée "À relancer" : tous les prospects dont la prochaine action est dans le passé. Votre liste de travail quotidienne en un clic.
La structure recommandée
Nom (titre) : prénom + nom ou nom de l’entreprise
Statut (sélection) : Froid / À contacter / En discussion / Devis envoyé / Client / Inactif
Date dernier contact (date) : la dernière fois que vous avez eu un échange réel
Prochaine action (date) : quand vous devez relancer ou faire un suivi
Canal (sélection) : LinkedIn / Recommandation / Site web / Événement / Autre
Notes (texte) : contexte libre, récapitulatif des échanges, informations importantes
Les limites à connaître
Notion n’envoie pas d’emails, ne trace pas les ouvertures, et ne s’intègre pas nativement avec votre boîte mail. C’est une base de données manuelle, pas un CRM automatisé.
Ce qui manque par rapport à un vrai CRM :
- Aucune synchronisation automatique avec vos emails
- Pas de rappels push (vous devez vérifier la vue filtrée vous-même)
- Pas d’historique d’activités automatique
✅ Notion CRM fonctionne si vous avez la discipline de le mettre à jour après chaque échange. Si vous ne l’utilisez pas régulièrement, il n’a aucune valeur.
Quand passer à un vrai CRM
Le signal pour migrer vers un outil dédié (HubSpot, Pipedrive) : quand vous avez plus de 30 à 50 prospects actifs en simultané, ou quand vous commencez à manquer des relances importantes malgré une mise à jour régulière de Notion.
Tant que vous restez en dessous de ce seuil, Notion fait largement l’affaire et vous économise 15 à 50€ par mois.